Chefsassistent till VO Arbetssökande i Malmö - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du axla en spännande roll som chefsassistent till vår ledningsgrupp?

Har du talang för att skapa ordning och reda, gillar både eget ansvar och tätt samarbete och trivs med att ha många olika kontaktytor? Då ska du söka den här tjänsten hos oss!

Enheten

Enheten har ca 280 medarbetare fördelade i 15 sektioner. Vi arbetar främst med arbetssökande boende i Malmö och har ett nära samarbete med Malmö stad och andra externa partners.

Arbetsuppgifter

Som chefsassistent är du ett personligt och nära stöd till sektionscheferna i ledningsgruppen. Du trivs i ett arbete där det är ett mycket högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att ha ett administrativt ansvar.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att stödja enhetens chefer med möteskoordinering, skapa olika typer av dokument och presentationer, diarieföring och att skriva minnesanteckningar och protokoll. Du är ett stöd i personaladministrativa frågor tex att stödja i rekryteringsprocesser, administrera i Egenrapporteringen, Kom och Gå mm. I arbetsuppgifterna ingår också att utveckla och underhålla sektionssidor på vår kommunikationsplattform SharePoint. Du arbetar självständigt i en social roll som bygger på att du med hög integritet och stort engagemang underlättar ledningsgruppens vardag.

I rollen som chefsassistent/administratör kommer du förutom att vara ett administrativt stöd till enhetens ledningsgrupp även ha kontakt med samarbetspartners internt och externt.

Kvalifikationskrav

• Relevant utbildning med inriktning mot ekonomi och/eller administration, alternativt arbetslivserfarenhet inom området som bedöms som likvärdig
• Mycket god datorvana, främst inom MS-Office
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift, samt god läsförståelse

Meriterande

• Erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering inom offentlig förvaltning
• Erfarenhet från protokollskrivning

Vi värdesätter om du har intresse för arbetsmarknadsfrågor och om du har erfarenhet av arbete som chefsassistent. Som chefsassistent är det viktigt att du kan planera och strukturera ditt och andras arbete. Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på flexibilitet samt god organisations- och prioriteringsförmåga. De direktiv som du arbetar utifrån kan snabbt förändras.

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarkriterier:

• Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
• Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
• Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Anställningsformen är visstid, till och med 2021-12-31 med start omgående. Placeringsort Malmö. Intervjuer komma att hållas någon gång mellan 29/6-1/7.

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats och värderar våra medarbetare högt. Vi har goda förmåner, med bra semesteravtal, flextid, möjlighet till friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Hos oss finns ett stort engagemang, alla som jobbar här är här av rätt anledning och vill göra en insats. Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår hemsida www.arbetsformedlingen.se.

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast den 22 juni 2021. Bifoga CV och personligt brev, där du beskriver varför du söker jobbet. Du ansöker elektroniskt och kommer få svara på ett antal urvalsfrågor. 

Observera: Arbetsförmedlingens rekryteringsprocess utgår från evidensbaserat urval där urvalstester används i rekryteringen.