Kvalificerade handläggare inom resursplanering

Arbetsförmedlingens målsättning är att vi ska möte våra kunder digitalt först. När kunderna behöver ytterligare stöd finns Personligt distansmöte och vårt uppdrag är att ge arbetssökande och arbetsgivare enhetliga, effektiva och kvalificerade distansmöten. Vi är ca 1500 medarbetare och finns på 17 orter runt om i landet och erbjuder personlig service via telefon, chatt. E-post, videosamtal och social media. Målet är att ge rätt service, till rätt kund, i rätt tid och kanal. 

Sektionen Bemanning och Verksamhetsanalys uppdrag och ansvar

Vårt övergripande och långsiktiga uppdrag är att ansvara för resursplaneringsprocessen inom Avdelningen Personligt distansmöte. För kundmötet säkerställer vi en kvalitetssäkrad kapacitetsplan och prognostisering. Vi levererar optimerade scheman, daglig hantering och övervakning av servicenivåer för att vidta eventuella åtgärder​ och är ett viktigt produktionsstöd för verksamheten. Vi analyserar och följer upp verksamhetens mål och resultat i det ständiga lärandet och förbättringsarbetet. Vi skapar verksamhetsrapporter i Excel och visualiserar dem i Power Point men utvecklar även verksamhetsrapporter i Telia Ace BI.

Beskrivning av tjänsten

Som resursplanerare ansvarar du för att prognostisera och schemalägga kundtid och övriga aktiviteter samt kontinuerligt optimera bemanningen utifrån verksamhetens, arbetssökandes och arbetsgivares behov. Rollen innebär ett nära samarbete med chefer och kollegor där du stöttar i frågor om schema, ledigheter, kompetenser och bemanning, samtidigt som du planerar utbildningar, möten och annan icke kundtid.

Du arbetar strukturerat med att underhålla schemakomponenter och register, följa upp resultat och bidra med insikter och förbättringsförslag som stärker kvaliteten i planeringen. För att lyckas behövs ett tillitsfullt kommunikationssätt, god förmåga att prioritera i en föränderlig miljö och en förståelse för rollen som expertfunktion där eget ansvar, lärande och utveckling är centralt.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Prognostisera och schemalägga kundtid och övriga aktiviteter månadsvis
• Optimera bemanning och scheman dagligen och veckovis utifrån förändrade behov och resurser
• Stötta enheter i frågor om schema, ledigheter, kompetenser och bemanning
• Schemalägga utbildningar, möten och annan icke kundtid
• Underhålla och uppdatera schemakomponenter, systeminställningar och register i schema- och telefoniplattformar
• Följ upp utfall, analysera trender och bidra med förbättringsförslag inom resurs- och schemaplanering
• Ha löpande dialog med kollegor och chefer för att säkerställa en effektiv och välfungerande planering

Rollen kräver att du arbetar metodiskt och strukturerat, kan planera och prioritera effektivt samt snabbt anpassar dig till förändringar. Du tar egna initiativ och fattar beslut inom givna ramar, kommunicerar tydligt och samarbetar väl för att bidra till helheten i sektionens leverans. Noggrannhet och ett utvecklat detaljsinne är avgörande för att lyckas i rollen.

Vårt erbjudande

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning.

Placeringsorten är Stockholm, Sollefteå, Karlskoga, Söderhamn, Östersund eller annan ort där Avdelningen Personligt Distansmöte är representerat.

Vi erbjuder dig möjligheten att arbeta på en arbetsplats där vi värdesätter balans mellan arbete och privatliv. Du får tillgång till ett generöst semesteravtal, flexibla arbetstider samt möjlighet att arbeta på distans upp till 49 procent på årsbasis. Hos oss ingår även friskvård under arbetstid och ett förmånligt friskvårdsbidrag.

Som anställd på Arbetsförmedlingen har du också tillgång till kompetensutveckling och karriärmöjligheter inom myndigheten. Genom vårt arbete bidrar vi till ett inkluderande och hållbart samhälle, där du får möjlighet att göra en verklig skillnad för individer och för samhället i stort. 
Mer om att jobba hos oss 

Grundläggande krav för tjänsten

• Dokumenterat erfarenhet inom resursplanering och bemanning i en digital kundmötesform
• Tidigare erfarenhet av roll som ställer krav på mycket god analytisk förmåga - du kan tolka data, se samband i komplexa flöden och omsätta analys till praktiska beslut i den dagliga planeringen
• God systemvana – erfarenhet av ServiceNow, Calabrio och Telia ACE eller liknande verktyg som stödjer operativ planering
• Erfarenhet av- och förmåga att utifrån ett kund- och medarbetarperspektiv dra slutsatser och prioritera uppgifter i realtid för bästa möjliga resultat

Övriga meriter för tjänsten

• Erfarenhet från kundmötesprocesser och att ha verkat i Workforce Management process, som WFM planerare eller med Real Time management
• Du har ett intresse för statistik och erfarenhet av att analysera och tolka statistik och resultat
• Erfarenhet av förmedlingsverksamhetens arbetsprocesser för en förståelse för verksamheten

Den statliga värdegrunden guidar oss i vårt dagliga arbete. Som anställd hos oss förväntas du arbeta rättvist, opartiskt och med hög integritet, samt bidra till att upprätthålla och stärka förtroendet för vår myndighet.  
Mer om statliga värdegrunden

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap:

Medarbetare på Arbetsförmedlingen:

• Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
• Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
• Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Ansökan

Låter det här som en tjänst för dig? Välkommen med din ansökan senast 2025-12-03.

Bifoga ditt CV där du specificerar årtal, månad och arbetsuppgifter för varje anställning, samt intyg som styrker kraven om utbildning och/eller arbetslivserfarenhet i din ansökan. 
Det är viktigt att du besvarar urvalsfrågorna detaljerat och sanningsenligt, för att vi ska få en tydlig bild av din erfarenhet. Om efterfrågad information inte framgår riskerar du bli bortsållad i urvalet. Du behöver inte skicka in ett personligt brev.

Under rekryteringsprocessen kan urvalstester förekomma. Vi kommer att hålla dig informerad genom hela rekryteringsprocessen. Mer om vår rekryteringsprocess. 

Har du skyddade personuppgifter kontaktar du den rekryteringspartner som finns namngiven i annonsen så får du hjälp med att skicka in din ansökan.