Arbetsförmedlingen söker avtalsadministratör till huvudkontoret i Solna - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Enheten Lokalförsörjning ansvarar för hanteringen av alla lokalfrågor inom Arbetsförmedlingen. Tillsammans med verksamheten jobbar vi med lösningar och nya sätt att samarbeta med partners och andra aktörer i hela landet, för att arbetsgivare och arbetssökande ska kunna möta oss på bästa sätt.

Tjänsteutvecklings uppdrag

Lokalförsörjningsenheten ansvarar för både det strategiska och operativa arbetet kring planering, utformning och genomförande av förändringar i Arbetsförmedlingens lokaler över hela landet. Tjänsteutveckling ingår tillsammans med sektionerna Lokalplanering, Lokalprojekt och Internservice i enheten.

Sektionen Tjänsteutveckling arbetar med att förvalta och utveckla tjänster inom enheten lokalförsörjning. I sektionen arbetar tjänsteansvariga samt ansvariga för metod och process och en avtalsadministratör som är en nyinrättad roll på sektionen. Tjänsterna spänner över hela kontorskonceptet med lokaler, inredning, FM tjänster och fastighetsteknik. Ett viktigt fokusområde inom avtalsadministration är att säkerställa god förvaltning kring enhetens serviceavtal.

Beskrivning av tjänsten

Du är en av nio medarbetare på sektionen Tjänsteutveckling och ansvarar för avtalsadministrationen. Till din hjälp har du verksamhetssystem, fastighetssystemet Facility och andra systemverktyg. Tjänsteområden är Fastighetsteknik, FM tjänster, Lokal/Inredning och Posten. Som avtalsadministratör samverkar du med andra funktioner inom enheten men även tvärfunktionellt över myndigheten samt med externa leverantörer.

I rollen som avtalsadministratör deltar du i sektionens huvuduppdrag och utveckling av både sektionens och enhetens verksamhet. Du har ett nära samarbete med kollegor i enheten i frågor som rör administration och koordinering av enhetens ansvarsområden.

I arbetsuppgifterna ingår:

• Registrera och administrera befintliga serviceavtal i Facility (rutin finns).
• dagligen arbeta aktivt och granskande i fastighetssystemet Facility med uppdateringar, kompletteringar och justeringar.
• Arbeta med strukturen och föreslå funktionalitet i systemet för hur vi arbetar med serviceavtal tillsammans med Lokaladministratör (plats).
• Administrera och korrigera fakturaabonnemang i Facility.
• Granska produktkatalogen i Facility att den är uppdaterad och korrekt i samverkan med tjänsteansvariga på sektionen.
• Assistera med att ta fram rapporter ur Facility.
• Samverka med tjänsteansvariga kring fakturahantering.

Grundläggande krav för tjänsten

• Godkänd gymnasieutbildning
• Minst två (2) års arbetslivserfarenhet inom en administrativ roll i en fastighetsorganisation.
• Erfarenhet av att ha arbetat i ekonomi- och verksamhetssystem.

Övriga meriter för tjänsten

• Erfarenhet av avtalsförvaltning.
• Kunskap om fastighetsbranschen.
• Kunskap om lagen om offentlig upphandling.
• Kunskap om entreprenadjuridik.

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap och chefskap:

Medarbetare på Arbetsförmedlingen:

• Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
• Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
• Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Vårt erbjudande

Anställningsformen är tillsvidare, heltid, med 6 månaders provanställning för dig som inte redan är anställd på myndigheten. Tillträde enligt överenskommelse.

Placeringsort Solna.

Vi har goda förmåner, med bra semesteravtal, flextid, möjlighet till friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Hos oss finns ett stort engagemang, alla som arbetar här vill göra en insats. Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår hemsida www.arbetsformedlingen.se. 

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast 2021-05-26 märkt med Af-2021/0035 2512. Du ansöker genom att klicka på knappen ”Sök jobbet” Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

Observera: Arbetsförmedlingens rekryteringsprocess utgår ifrån evidensbaserat urval där urvalstester används i rekryteringen.