Administratör till Avdelningen Stärka förutsättningar - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vilka är vi

Avdelningen Stärka förutsättningar har ett strategiskt ansvar för de arbetsmarknadspolitiska program och insatser som är kopplade till arbetssökande. Vi är ett stöd till den operativa verksamheten, vi planerar för och ger struktur för långsiktig utveckling i strategi- och policyfrågor kopplat till program och tar fram styrande och stödjande dokument. Avdelningen ansvarar också för vissa uppföljningar och återrapporter i regleringsbrevet. Vidare ansvarar avdelningen för samverkansfrågor med fokus på arbetssökandes behov samt de särskilda uppdragen inom etableringsuppdraget och kring den arbetslivsinriktade rehabiliteringen.  

Staben på avdelningen ansvarar för att hålla samman avdelningens verksamhets- och budgetplanering, mål- & resultatuppföljning samt intern styrning och kontroll. Den har även ansvar att säkra effektiva beredningsrutiner och att samordna, fånga och fördela ärenden som hanteras inom avdelningen. I stabens uppdrag ligger även att samordna och, i vissa fall även att driva, flera nationella utvecklingsuppdrag som pågår på myndigheten.

Staben ansvarar även för det administrativa stödet till avdelningschef, men ger även stöd till avdelningens övriga chefer. Avdelningsstaben har ett mycket nära samarbete med andra delar inom myndigheten.

Ditt uppdrag
Du kommer att vara det administrativa stödet till chefer på avdelningen Stärka förutsättningar och i den rollen fungera lite som spindel i nätet. Du ansvarar för att dokumenthantering och enklare ekonomiadministration genomförs på ett korrekt sätt och att avdelningen har effektiva och tydliga rutiner. Du tar ansvar och är bra på att planera och strukturera ditt arbete och att ha god framförhållning. Vidare håller du dig uppdaterad inom ditt område och prövar gärna nya verktyg och metoder. Du kommer även att ingå i ett team med andra administratörer och det är viktigt att du har förmågan och trivs med att ge service och att samarbeta med andra.

Exempel på arbetsuppgifter är:

Bokningar av möten samt stöd med protokollskrivning och minnesanteckningar Diarieföring och andra former av dokumenthantering Hantering av avdelningens kommunikations- och samarbetsytor, exempelvis SharePoint Personaladministration och ekonomiadministration som leveranskontroll, fakturahantering, uppdateringar i ekonomiverktyget Stella Sammanställning av underlag

Kvalifikationskrav

• Godkänd gymnasieutbildning.
• Erfarenhet av administrativ roll med uppgifter som huvudsakligen beskrivs ovan.
• Erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering i statlig verksamhet.
• Goda kunskaper i svenska språket och god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift.

Övriga meriter

• Erfarenhet av att utveckla och digitalisera arbetssätt och metoder inom det administrativa området.
• Erfarenhet av att tillgänglighetsanpassa dokument.
• Mycket god samarbetsförmåga.

Relationen till de chefer du ska stödja bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap: 

Medarbetare på Arbetsförmedlingen:

Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Erbjudande

Anställningsformen är tillsvidare på heltid, med 6 månaders provanställning för dig som inte redan är anställd på myndigheten. Placering i Solna, Stockholm. Tillträde enligt överenskommelse. Vi har goda förmåner, med bra semesteravtal, flextid, möjlighet till friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Hos oss finns ett stort engagemang, alla som arbetar här vill göra en insats. Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår hemsida www.arbetsformedlingen.se.

Ansökan

Välkommen in med din ansökan elektroniskt senast 2021-12-06 via vårt rekryteringssystem. Märk ansökan med Af-2021/0090 7768. Bifoga ett CV där du beskriver din utbildning och erfarenhet, ett personligt brev samt intyg/betyg. När du skickar din ansökan kommer du att få svara på några urvalsfrågor elektroniskt. Vi arbetar enligt kompetensbaserad rekryteringsprocess, där urvalet sker vi flera steg via kvalifikationer, arbetspsykologiska tester och kompetensbedömning, intervjuer samt referenstagning.