Administratör till Personligt distansmöte i Malmö - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du axla en spännande roll som administratör till vår enhet?

Har du talang för att skapa ordning och reda, gillar både eget ansvar och tätt samarbete och trivs med att ha många olika kontaktytor? Då ska du söka den här tjänsten hos oss!

Arbetsförmedlingen Personligt distansmöte finns idag på 17 orter i landet. Vårt uppdrag är att ge arbetssökande enhetlig, effektiv och kvalificerad service. Detta sker genom e-tjänster och personlig service via telefon men även via chatt, e-post, videosamtal och i sociala medier. Vi strävar efter att fler kunder ska få sin service via webb och telefon. Målet är att ge rätt service, i rätt tid och i rätt kanal.

Hos oss arbetar du inte ensam, vi sitter tillsammans på avskärmade platser i kontorslandskap och kan stötta varandra i arbetet. Vårt ledarskap är nära och coachande och uppmuntrar till delaktighet, motivation och ansvarstagande.

Arbetsuppgifter

Som administratör är du ett stöd till sektionscheferna i ledningsgruppen och till Arbetsförmedlarna på enheten. Du trivs i ett arbete där det är ett mycket högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att ha ett administrativt ansvar.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat diarieföring, granskning av medarbetares semesterönskemål, beställningar, protokollföring, utskrifter och arkivering av handlingar. Du arbetar självständigt i en social roll som bygger på att du med hög integritet och stort engagemang underlättar ledningsgruppens och medarbetarnas vardag.

I rollen som administratör kommer du förutom ovan att ha kontakt med samarbetspartners internt och externt.

Kvalifikationskrav

• Godkänd gymnasieutbildning
• Minst två års arbetslivserfarenhet inom administration
• Mycket god datorvana, främst inom MS-Office
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift, samt god läsförståelse

Övriga kvalifikationer

• Erfarenhet av diarieföring, dokumenthantering, protokollföring och Sharepoint
• Att ha arbetat som administratör inom arbetsförmedlingen
• Har god samarbetsförmåga, är service minded och brinner för administrativt arbete
• Förmåga att ta initiativ och värdera sitt bidrag till helheten

I rollen som administratör är det viktigt att du kan planera och strukturera ditt och andras arbete. Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på flexibilitet samt god organisations- och prioriteringsförmåga. De direktiv som du arbetar utifrån kan snabbt förändras.

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet medenlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarkriterier:

• Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
• Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
• Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde så snart som möjligt. Anpassning kan göras efter arbetsförmåga. Vid tillsvidareanställning tillämpar Arbetsförmedlingen 6 månaders provanställning om du inte redan är anställd på myndigheten. Placeringsort Malmö.

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats och värderar våra medarbetare högt. Vi har goda förmåner, med bra semesteravtal, flextid, möjlighet till friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Hos oss finns ett stort engagemang, alla som jobbar här är här av rätt anledning och vill göra en insats. Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår hemsida www.arbetsformedlingen.se.

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast den 5 Maj 2022. Bifoga ett CV där du beskriver din
utbildning och erfarenhet, ett personligt brev samt intyg om godkänd gymnasieutbildning och arbetsgivarintyg som styrker minst två års arbetslivserfarenhet. När du skickar din ansökan kommer du att få svara på några urvalsfrågor.

Observera: Arbetsförmedlingens rekryteringsprocess utgår från evidensbaserat urval där urvalstester används i rekryteringen.