Ledningsstöd/Verksamhetssamordnare till Arbetsförmedlingen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Ledningsstöd/Verksamhetssamordnare till avdelningen för Digitalt arbetsförmedlingsstöd

Arbetsförmedlingen är en myndighet i förändring. Vi har ett starkt fokus på modernisering och digitalisering. I detta arbete har avdelningen Digitalt arbetsförmedlingsstöd en central roll och vi genomför för närvarande Sveriges mest spännande och mest omfattande förändringsarbete. Avdelningen består av tre enheter sektioner och drygt 300 medarbetare. Vi ansvarar för arbetsförmedlingens digitala lösningar under hela dess livscykel.

Vem är du?

Vi söker dig som vill vara med och bidra till skapandet av ett högpresterande ledningsgruppsteam. Du gillar att vara med där det händer och tycker att det är kul när det är fullt upp. Du är driven och har ”skinn på näsan”. Du hjälper oss tänka nytt, hålla ordning och får saker att hända!

Vi söker dig som är serviceinriktad och har hög social kompetens. Du är ofta samordnande och pådrivande gentemot andra, såväl inom avdelningen som med övriga samverkanspartners. Du har ett proaktivt och lösningsfokuserat arbetssätt samt erfarenhet av att arbeta självständigt.

Du ett personligt och nära stöd till Avdelningschef, men jobbar också nära portföljledning och enhetschefer. Du arbetar självständigt i en social roll som bygger på att du har hög integritet och ett stort engagemang för uppdraget. Arbetet bedrivs tvärfunktionellt med tät kontakt med myndighetens ledning, övriga avdelningar och regioner.

Ditt uppdrag

Som ledningsstöd/VSO på avdelningen kommer du att koordinera och administrera ledningsgruppen och stötta avdelningschefen. Du är en mycket viktig medlem i vår ledningsgrupp, du är en sammanhållande och drivande kraft. Du ser till att vi håller det vi lovat och du gör våra gemensamma resultat tydliga. Du kommer jobba både ”högt och lågt”.

Rollen ställer höga krav på såväl din kommunikativa förmåga som din förmåga att samarbeta. Arbetet kräver att du är drivande, har helhetsperspektiv och att du ”ligger steget före”.

Dessutom driver du egna uppdrag och förändringsaktiviteter t ex genom att planera och genomföra workshops när det behövs. Vi är en stor organisation och enkel, tydlig kommunikation är väldigt viktig därför består en del av arbetet av att kommunicera inom avdelningen och med övriga intressenter.

Vi är i ständig förändring och du kommer att kunna forma rollen tillsammans med avdelningschefen löpande. Exempel på dina arbetsuppgifter:

• Ansvarar för att hålla samman vårt planerings- och uppföljningsarbete samt annan administration. Du säkerställer att våra planer följer myndighetens övergripande processer och att rätt underlag lämnas in i rätt tid.
• Hålla ihop avdelningsmöten och avdelningskonferenser och se till att logistiken klaffar
• Stöttar avdelningen med frågor kring samverkan, arbetsmiljö, kvalité, kompetensförsörjning och lokalfrågor
• I dina arbetsuppgifter ingår att fungera som ett nära administrativt stöd till avdelningschef. Det innebär bland annat att hantera e-post och andra inkommande ärenden, kalender- och mötesbokningar, beställningar och övriga bokningar såsom resor.
• I tjänsten ingår även att diarieföra, skriva protokoll och ta fram underlag till olika typer av presentationer.
• Du är ett stöd i planering, personaladministration och ekonomiadministration. I arbetsuppgifterna ingår också att förvalta och utveckla berörda SharePoint-sidor.
• Representera avdelningen inom relevanta fora och nätverk

Du trivs i ett arbete där det periodvis är ett högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att du har hög digital kompetens.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har följande kvalifikationer:

• Högskole- /Universitetsutbildning om 180 hp (120p gamla systemet) alternativt tre års erfarenhet av liknande roll
• Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• Van användare av MSOffice och hög digital kompetens

Meriterande

• Erfarenhet av att producera enkla kommunikationsmaterial för publicering tal, skrift & sociala medier
• Erfarenhet och förståelse för IT och digitalisering
• Har erfarenhet av att samverka med externa samarbetspartners

Vi kommer att lägga större vikt vid personlig lämplighet än vid längden på din erfarenhet!

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap:

• Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
• Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
• Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring 

Vårt erbjudande

Anställningsformen är tillsvidare, heltid, med 6 månaders provanställning för dig som inte redan är anställd på myndigheten. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort Solna.

Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. Genom att samarbeta och vara öppna för nya perspektiv utvecklas vi som individer och verksamhet. Tillsammans frigör vi möjligheter som får Sverige i arbete.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår webbplats https://arbetsformedlingen.se/om-oss

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast 2022-09-25. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet samt betyg/intyg som styrker kraven för tjänsten

På Arbetsförmedlingen tillämpas en evidensbaserad rekryteringsprocess. Du kan läsa mer om vår
rekryteringsprocess på vår hemsida Jobba hos oss - Arbetsförmedlingen

Urvalstest kan förekomma i vår rekryteringsprocess och vi kommer ge dig mer information om
processen via e-post efter ansökningstiden gått ut.